Einige Hinweise vorweg

•Auszahlung: Ein Geldguthaben wird im "Störfall" (z.B. Tod des Mitarbeiters, Mitarbeiter verlässt den Betrieb) als Einmalzahlung (Lohnart "Std-Abgeltung") direkt ausgezahlt. Eine Freistellung eines Mitarbeiters (Abbummeln) darf höchstens einen Monat umfassen, da andernfalls nach Ansicht der Sozialversicherungsträger keine versicherungspflichtige Beschäftigung mehr besteht.

•Bei lang anhaltender Erkrankung (Krankengeld, Elternzeit) zahlen Sie spätestens im März des Folgejahres das Wertguthaben an den Mitarbeiter aus.

•Achtung: Betriebe der Baubranchen beachten bitte unbedingt zusätzlich die Ausführungen unter Abrechnung in der Winterzeit im > Baugewerbe, im > Dachdeckergewerbe, im > GaLaBau bzw. im > Gerüstbau.

•Je nach Zeitpunkt des Auflösens des Stundenkontos sind drei verschiedene Konstellationen zu berücksichtigen: > Direkt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, > Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder > bei ruhendem Arbeitsverhältnis

 

Stundenkonto bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auflösen

Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters oder am Ende der Ausgleichsperiode steht noch ein Restguthaben auf dem Stundenkonto, und dieses soll nun aufgelöst werden. Die Auflösung des Stundenkontos wird prinzipiell nicht über das Kalendarium abgerechnet.

Folgende Varianten können auftreten:

 
Fall a) Positives Stunden-/Geldkonto

Die angesammelten Stunden zahlen Sie entweder in den jeweiligen Entstehungsmonaten (per Korrektur) aus oder laut Vereinfachungsregel als Einmalbezug. Wie empfehlen Ihnen, den Einmalbezug als wesentlich einfachere Möglichkeit anzuwenden. Die Abrechnung erfolgt mit der Lohnart "Std-Abgeltung".

Die Vereinfachungsregel gilt nur bei

•weiterhin beschäftigen Mitarbeitern sowie

•bereits ausgetretenen Mitarbeitern und Mitarbeitern im Krankengeldbezug, wenn Sie die Auszahlung bis März des Folgejahres durchführen. Für die Zeiträume danach greift eine eventuelle > Märzklauselregelung nicht mehr und ein SV-Prüfer wird dann die fehlenden Beiträge nachfordern.

Beim Austritt eines Mitarbeiters ermittelt Quick-Lohn die Werte für die Lohnart "Std-Abgeltung" und bietet an, diese in die Abrechnung einzusetzen. Oder Sie rufen in der Lohnerfassung mit F5 - weitere Lohnarten die Lohnart "Std-Abgeltung" auf und können damit die Stundenanzahl als auch den Betrag selbst eingeben. Das gilt insbesondere für eine Teilauflösung ohne Austritt.

Auf den Betrag der Std-Abgeltung sind Umlagebeiträge U1/U2 zu zahlen, obwohl Einmalzahlungen eigentlich umlagefrei sind. Es handelt sich hier jedoch nach Ansicht der Sozialversicherungsträger um eine "Einmalzahlung, bei der der Charakter als laufendes Entgelt erhalten bleibt". Quick-Lohn berechnet die Umlagen wie gefordert automatisch. > Details zum Umlageverfahren U1/U2

 
Fall b) Negatives Stunden-/Geldkonto, das laufende Gesamtentgelt (ohne Sonderzahlung) ist größer als der negative Geldbetrag auf dem Konto

Rufen Sie in der Lohnerfassung mit der F5-Taste die Lohnart "Std-Auszahlung" auf und geben den Stundensatz sowie die negative Stundenanzahl ein.

 
Fall c) Negatives Stunden-/Geldkonto, das laufende Gesamtentgelt (ohne Sonderzahlung) ist kleiner als der negative Geldbetrag auf dem Konto

Da kein negativer Verdienstbeleg erstellt werden kann, führen Sie in diesem Fall eine > Korrekturabrechnung durch. Im Korrekturmonat verfahren Sie wie bei b) und rechnen anschließend den aktuellen Monat normal ab.

 

Stundenkonto nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses auflösen

Fall a) Das Auflösen erfolgt im gleichen Jahr wie der Austritt.

Gehen Sie hier vor, wie bei > Sonderzahlung für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter und rechnen die Lohnart "Std-Abgeltung" ab.

Fall b) Das Auflösen erfolgt in einem späteren Jahr, in dem der Austritt erfolgte.

In diesem Fall greifen Sonderregelungen.

1. Schritt:Im aktuellen Monat aktivieren Sie die Lohnarten "Std-Abgelt. ohne UV" und "Std-Abgelt. nur UV", sofern diese noch nicht aktiv sind. Hierfür gehen Sie in der Stammdatenverwaltung auf Lohnarten → F5 - Zusätzliche Lohnart aktivieren und fügen diese mit einem Doppelklick hinzu.

2. Schritt:Im Anschluss führen Sie für diesen Mitarbeiter eine > Korrekturabrechnung durch. Als Korrekturmonat ist der letzte, mit SV-pflichtigem Entgelt abgerechnete Monat auszuwählen. In der Korrekturabrechnung gehen Sie im Fenster Erfassung Lohnarten auf den Button F5 - Weitere LA. Ergänzen Sie die Lohnart "Std-Abgelt. ohne UV". Alle bisherigen Lohnarten bleiben unverändert. Als Anzahl tragen Sie den Stundensaldo ein. In der Spalte st.-pfl. tragen Sie das Guthaben des Stundenkontos ein. Schließen Sie die Korrekturabrechnung mit dem Druck des Verdienstbeleges ab.

3. Schritt:Wegen des Zuflussprinzips der Lohnsteuer muss im aktuellen Monat eine Nullabrechnung durchgeführt werden. Hierfür gehen Sie über die Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten → F5 - Ausgetretene Mitarbeiter anzeigen. Mit Doppelklick wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und lesen die Mitarbeiterdaten wieder ein. Auf die Frage, ob für diesen Mitarbeiter wieder ein Beschäftigungsverhältnis beginnt antworten Sie mit "Nein".

4. Schritt:In der Lohnerfassung wählen sie im Fenster Erfassung Lohnarten den Button F5 - Weitere LA. Fügen Sie mit Doppelklick die Lohnart "Std-Abgelt. nur UV" hinzu. Rechnen Sie die Lohnart mit den gleichen Werten wie in der Lohnart "Std-Abgel ohne UV" ab.

Die Ausführungen gelten nicht für die Urlaubsabgeltung. Diese rechnen Sie gemäß der Beschreibung > Sonderzahlung nach Ausscheiden mit der Lohnart "Urlaubsabgeltung ab.

 

Stundenkonto bei ruhender Beschäftigung (z.B. bei Elternzeit) auflösen

Fall a) Das Auflösen erfolgt im gleichen Jahr, in dem die Fehlzeit für das ruhende Beschäftigungsverhältnis begann.

Rechnen Sie die Lohnart "Std-Abgeltung" im aktuellen Monat ab.

Fall b) Das Auflösen erfolgt in einem späteren Jahr, in dem die Fehlzeit für das ruhende Beschäftigungsverhältnis begann.

In diesem Fall greifen Sonderregelungen.

5. Schritt:Im aktuellen Monat aktivieren Sie die Lohnarten "Std-Abgelt. ohne UV" und "Std-Abgelt. nur UV", sofern diese noch nicht aktiv sind. Hierfür gehen Sie in der Stammdatenverwaltung auf Lohnarten → F5 - Zusätzliche Lohnart aktivieren und fügen diese mit einem Doppelklick hinzu (> Lohnart aktivieren).

6. Schritt:Im Anschluss führen Sie für diesen Mitarbeiter eine > Korrekturabrechnung durch. Als Korrekturmonat ist der letzte, mit SV-pflichtigem Entgelt abgerechnete Monat auszuwählen. In der Korrekturabrechnung gehen Sie im Fenster Erfassung Lohnarten auf den Button F5 - Weitere LA. Ergänzen Sie die Lohnart "Std-Abgelt. ohne UV". Alle bisherigen Lohnarten bleiben unverändert. Als Anzahl tragen Sie den Stundensaldo ein. In der Spalte st.-pfl. tragen Sie das Guthaben des Stundenkontos ein. Schließen Sie die Korrekturabrechnung mit dem Druck des Verdienstbeleges ab.

7. Schritt:Wegen des Zuflussprinzips der Lohnsteuer muss im aktuellen Monat eine Nullabrechnung durchgeführt werden. Hierfür gehen Sie über die Stammdatenverwaltung → Mitarbeiterdaten → F5 - Ausgetretene Mitarbeiter anzeigen. Mit Doppelklick wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und lesen die Mitarbeiterdaten wieder ein. Auf die Frage, ob der für diesen Mitarbeiter wieder ein Beschäftigungsverhältnis beginnt antworten Sie mit "Nein".

8. Schritt:In der Lohnerfassung wählen sie im Fenster Erfassung Lohnarten den Button F5 - Weitere LA. Fügen Sie mit Doppelklick die Lohnart "Std-Abgelt. nur UV" hinzu. Rechnen Sie die Lohnart mit den gleichen Werten wie in der Lohnart "Std-Abgel ohne UV" ab.

Die Ausführungen gelten nicht für die Urlaubsabgeltung. Diese rechnen Sie gemäß der Beschreibung > Sonderzahlung nach Ausscheiden mit der Lohnart "Urlaubsabgeltung ab.