Eintritt eines Mitarbeiters

Einige Hinweise vorweg

Mitarbeiterdaten können nur in dem Abrechnungsmonat angelegt werden, in dem der Eintritt auch wirklich erfolgt. Falls Sie den Eintritt eines Mitarbeiters in einem Vormonat versäumt haben, lesen Sie bitte bei > Eintritt eines Mitarbeiters wurde vergessen weiter.

Als Eintrittsdatum das Datum eines zukünftigen Monats zu hinterlegen ist nicht möglich.

War der Mitarbeiter in diesem Jahr oder im Vorjahr bereits beschäftigt, lesen Sie bitte bei > Ein Mitarbeiter tritt erneut ein weiter.

Bei Sofortmeldepflicht denken Sie bitte an die Sofortmeldung vor Beginn des ersten Arbeitstages. Diese kann auch im Vormonat erfasst werden. Die Anleitung zum Versenden einer Sofortmeldung finden Sie hier.

 

So gehen Sie vor

1. Schritt:Gehen Sie auf StammdatenverwaltungMitarbeiterdaten und wählen Sie dort F6 - Neuen Mitarbeiter anlegen.

2. Schritt:Im Assistenten wird Ihnen die nächste freie Personalnummer vorgeschlagen. Sie können auch eine andere Personalnummer festlegen. Bitte beachten Sie: Personalnummern ausgeschiedener Mitarbeiter können innerhalb der folgenden zwei Jahre nicht erneut vergeben werden.
Legen Sie das Eintrittsdatum, den Mitarbeitertyp und die Beschäftigungsart fest.

Assistent_neuer_Mitarbeiter

 

3. Schritt:Es erscheint der Bereich Mitarbeiterdaten Teil 1. Geben Sie dort alle notwendigen Stammdaten ein. Quick-Lohn füllt automatisch in Mitarbeiterdaten Teil 1 die relevanten Stammdatenfelder für die gewählte Beschäftigungsart aus. Zu den einzelnen Feldern können Sie mit F1 die Feldhilfe ansehen.

Mitarbeiter_Seite1
Einige Besonderheiten sind zu beachten:

hmtoggle_plus1        Eintragen der Steuermerkmale oder wenn noch keine Steuerliche Id-Nr. vorhanden ist

hmtoggle_plus1        Falls der Mitarbeiter noch keine Sozialversicherungsnummer hat oder diese nicht kennt

hmtoggle_plus1        GTS (Gefahrtariffstell) zurodnen

hmtoggle_plus1        Falls der Mitarbeiter in einer Krankenkasse versichert ist, die bislang nicht in Quick-Lohn angelegt ist

 

4. Schritt:Gehen Sie in den Bereich Mitarbeiterdaten Teil 2, in dem Sie in der oberen Menüleiste die Option Teil 2 anklicken. Nur wenn der Betrieb einer Baubranche angehört, sind Besonderheiten zu beachten. Details dazu werden hier erläutert:
> Malerbetriebe
> Dachdeckerbetriebe
> Baubetriebe
> Gerüstbaubetriebe

5. Schritt:Gehen Sie in den Bereich Mitarbeiterdaten Vortrag, indem Sie in der oberen Menüleiste die Option Vortrag anklicken. Tragen Sie alle nötigen Daten ein.
Für einige Branchen sind hier Besonderheiten zu beachten, siehe Schritt 3. Ab dem Monat 02 des Jahres können auch Vorträge zu KV-, RV-, AV-, PV-Tagen und -Brutti erfolgen. Diese sind erforderlich, wenn Sonderzahlungen berechnet werden sollen.

6. Schritt:Wenn Sie mit Quick-Lohn Überweisungen erzeugen wollen, hinterlegen Sie im Bereich Bankverbind. 1 die jeweiligen Kontoverbindungen. Soll nur eine Zahlungsliste erstellt werden, genügt es, wenn lediglich das Feld Kontoinhaber gefüllt wird. > Überweisen und Zahlungsliste

 

achtung        Beachten Sie

Falls Sie mit einer Schätzung der SV-Beiträge auf Basis des Vormonats arbeiten, werden die SV-Beiträge des neuen Mitarbeiters in der Schätzung für den Eintrittsmonat nicht automatisch berücksichtigt. Wenn Sie dies ändern möchten, können Sie in die Schätzung eingreifen. > Wie greife ich in die Schätzung der SV-Beiträge ein?

Die SV-Anmeldung wegen Beschäftigungsbeginn wird beim Monatsabschluss automatisch von Quick-Lohn erzeugt. Wenn Sie diese jedoch sofort Meldungen erzeugen und drucken möchten, wählen Sie LohnabrechnungElektronische Meldungen und drucken Sie dort über Neue SV-Meldungen erzeugen die SV-Anmeldung des neuen Mitarbeiters. In der Meldung zum Monatsende wird die SV-Anmeldung dann an die zuständige Krankenkasse gesendet (Meldefrist für alle maschinellen Meldungen: 6 Wochen).

Falsche Steuerklasse

Sollte das Finanzamt Ihnen die Steuerklasse 6 zurück melden, kann das daran liegen, das der Mitarbeiter noch ein weiteres Arbeitsverhältnis hat und Sie nicht das Hauptarbeitsverhältnis beantragt haben. Soll der Mitarbeiter weiterhin mit einer anderen Steuerklasse abgerechnet werden, Tragen Sie bei ELSTAM eine 1 für Hauptarbeitsverhältnis ein. Quick-Lohn wird dann für Sie die eingetragene Steuerklasse beantragen. Ein Steuerklassenwechsel kann aber nicht darüber beantragt werden. Dieser ist schriftlich vom Arbeitnehmer bei seinem zuständigen Finanzamt zu beantragen.

Haben Sie hingegen versehentlich die günstigere Steuerklasse erhalten, obwohl Sie hätten mit 6 abrechnen sollen, tragen Sie bei Elstam eine 2 ein und bei Steuerklasse eine 6. Der andere Arbeitgeber muss nun seinerseits die falsch zugeteilte Steuerklasse zurück verlangen.

 

Sonderfälle

Wenn Einmalzahlungen im Eintrittsmonat anfallen, z.B. zusätzliches Urlaubsgeld in den Baubranchen
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Wenn die Beschäftigung von vornherein unter vier Wochen beträgt, z.B. bei kurzfristiger Beschäftigung
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